XLTECH AB - Allt inom IT och Data

Personupppgiftspolicy upprättad 2018-04-30

XLTECH AB har vidtagit nödvändiga åtgärder för att leva upp till den nya Dataskyddsförordningen som börjar gälla den 2018-05-25. Nedan följer information om hur personuppgifter sparas, varför de sparas och hur länge de sparas samt kundens/den registrerades rättigheter att återkalla samtycke av hantering av dennes personuppgifter.

Flower

Inom följande områden hanterar vi kunders personuppgifter:

  1. Kundregister: XLTECH AB har kundregister i syfte att ha en tydlig överblick över våra kunder samt att ha deras uppgifter lättillgängliga vid tecknande av avtal och liknande. Kunden kan när som helst begära att få sina personuppgifter raderade från registret. Vi ser också till att, om kunden vill, radera eventuella backuper där personuppgifter kan finnas.

  2. Fakturor & Kvitton: I enlighet med bokföringslagen sparas fakturor och kvitton i 7 år.

  3. Offerter: Offerter sparas i statistiskt syfte för att se hur många offerter vi har skickat ut kontra hur många uppdrag vi har fått. Kunden kan när som helst begära att få sin offert raderad. Vi ser också till att, om kunden vill, radera eventuella backuper där personuppgifter kan finnas.

  4. Utskrivet material & Anteckningar: Ibland måste vi skriva ut material gällande våra kunder. Syftet kan vara att kunna göra anteckningar. Vid möten förekommer också anteckningar. Vi förvarar vårt utskrivna material och våra anteckningar i pärmar i ett strukturerat system så att det lätt går att hitta. Materialet sparas i syfte att kunna gå tillbaka och läsa på om vad vi har jobbat med gällande en särskild kund. Att kunna uppdatera sig på vad vi pratade om på ett tidigare möte etc. Då vi inte kan säga exakt hur länge vi har användning för sådant material sparas detta tills vi själva anser att vi inte längre är i behov av det eller om kunden kontaktar oss och begär att vi gör oss av med det.

  5. Mail: I kontakten med våra kunder använder vi oss ofta av mail. Vi sparar mailen i syfte att kunna titta tillbaka och se vad vi och kunden har pratat om tidigare och vilket material som har bifogats. Vi kan söka upp alla mail som har florerat mellan XLTECH AB och kunden och radera dessa på kundens begäran. Vi ser också till att, om kunden vill, radera eventuella backuper där personuppgifter kan finnas.

  6. Telefon: I våra telefoner finns kontaktuppgifter till våra kunder. Detta i syfte att kunna nå dem lätt samt att kunna ge ett bra bemötande när vi blir kontaktade. Kunden kan när som helst begära att få sina kontaktuppgifter raderade ur våra telefoner. Vi ser också till att, om kunden vill, radera eventuella backuper där personuppgifter kan finnas.

  7. Kalendrar: När vi bokar möte med våra kunder sker detta i våra digitala kalendrar. Detta i syfte att kunna hålla koll på hur vårt arbetsschema ser ut och vilka möten vi har inbokade och med vilka kunder. Kunden kan när som helst begära att få sina kontaktuppgifter raderade ur våra telefoner. Vi ser också till att, om kunden vill, radera eventuella backuper där personuppgifter kan finnas.

  8. Anställning & Ansökningar: Vi använder oss av anställningsavtal som kompletteras med en bilaga där vi upplyser om vilka personuppgifter vi kommer att behandla samt i vilka situationer uppgifterna kommer att synas. Våra anställda lämnar ett samtycke till att deras personuppgifter behandlas och i vilka sammanhang vi får behandla dem. När vi tar emot ansökningar sparas dessa för eventuella framtida arbetstillfällen.
    Som kund/registrerad har man rättighet att få tillgång till sina personuppgifter. Man har rätt att få sina personuppgifter rättade, raderade och/eller flyttade (allt detta kostnadsfritt). Man har rätt att invända mot att personuppgifter används för direktmarknadsföring. Man har rätt att invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande och profilering. Kunden har rätt till registerutdrag i obegränsad omfattning så länge det inte blir oförsvarbart och därmed betungande för XLTECH AB’s verksamhet. Då har XLTECH AB rätt att ta betalt för att tillhandahålla tjänsten. Om kunden anser att personuppgifterna har hanterats felaktigt av XLTECH AB har kunden möjlighet att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten som i Sverige är Datainspektionen. Incidenter gällande personuppgifter hos XLTECH AB rapporterar vi till Datainspektionen inom 72 timmar efter upptäckt. Om kunden begär att få personuppgifter raderade och vi har starka själ att protestera mot detta kommer kunden att informeras om att denne har rätt att kontakta Datainspektionen för att föra frågan vidare. Gällande hur länge vi sparar personuppgifter hänvisar vi till Laglig rätt, t ex bokföringslagen, avtal etc. Vi hänvisar även till Rättsliga förpliktelser (reklamationer och annat som kan uppstå) samt Intresseavvägning då kunderna i de flesta fall gynnas av att finnas lättillgängliga i våra system. Vi har dock upprättat rutiner för regelbunden gallring för att inte sitta på "bra att ha uppgifter".